Hướng dẫn chi tiết về giấy tờ và thủ tục khi nghỉ việc ở Nhật Bản

Không phải ai sang Nhật cũng có thể tìm được công việc như ý. Nếu bạn muốn chuyển việc để sang công ty mới phù hợp hơn với những định hướng trong tương lai thì sẽ phải làm sao, cần chuẩn bị những gì? Hàng tá câu hỏi mà chắc hẳn ai trong trường hợp này cũng thắc mắc. Và sau đây, Chuyển tiền Smiles sẽ tiết lộ cho bạn biết về những thủ tục và các giấy tờ cần chuẩn bị khi bạn xin nghỉ việc ở Nhật Bản nha.

Mục lục

1. Những điều cần lưu ý trước khi quyết định nghỉ việc ở Nhật

Điều đầu tiên mà bạn cần quan tâm khi quyết định nghỉ việc ở Nhật đó là visa. Vì với các visa lao động, thì trong vòng 3 tháng kể từ ngày nghỉ việc mà bạn không tìm được việc làm mới thì sẽ bị hủy visa. Mặc cho thời hạn trên visa của bạn có còn nhiều đi chăng nữa, nếu bạn không tìm được việc làm mới ngay thì thời gian 3 tháng qua sẽ được tính là cư trú bất hợp pháp tại Nhật.

Lưu ý rằng trong 3 tháng tìm việc bạn sẽ không được phép đi làm các công việc phụ (tiếng Nhật là  アルバイト – đọc là Arubaito)

Vậy nên trước khi muốn nghỉ việc, bạn hãy cân nhắc thật kỹ về những dự định tiếp theo của bản thân và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng:

– Xác định mục đích tiếp theo của bạn là gì: Tìm việc mới, hay chuyển sang Visa gia đình, học thêm lên cao học hay về nước,…
– Nếu bạn muốn ở lại Nhật thì nên tìm kiếm công việc mới trước. Để đảm bảo, hãy tìm được công việc, phỏng vấn thành công rồi hãy xin nghỉ. Rất nhiều công ty sẵn sàng chờ bạn hoàn tất thủ tục nghỉ việc ở công ty cũ, vậy nên yên tâm nha.
– Trong thời gian bạn bị thất nghiệp, bạn có thể làm thủ tục nhận trợ cấp thất nghiệp cho người lao động nước ngoài tại Hellowork. Xem bài hướng dẫn tại đây.

Cách tra cứu Hellowork gần nhất, xem tại đây.

2. Những giấy tờ và thủ tục cần chuẩn bị khi xin nghỉ việc

Bạn cần nắm được quy trình tóm tắt như sau:

– Nộp đơn xin nghỉ việc ở Nhật lên cấp trên;

– Chọn ngày làm việc cuối cùng;

– Sử dụng ngày phép có lương Yukyu (有給);

– Lấy các giấy tờ quan trọng như: Sổ tay lương hưu (年金手帳), Thẻ chứng nhận tham gia bảo hiểm lao động (雇用保険被保険者証), Giấy tổng hợp thu nhập và thuế (源泉徴収票) , Giấy chứng nhận nghỉ việc (退職証明書 hoặc 離職票);

– Đăng ký bảo hiểm y tế khi nghỉ việc (nếu cần thiết).

Bước 1: Chuẩn bị đơn xin nghỉ việc ở công ty Nhật Bản

Đơn xin thôi việc ở Nhật Bản hiện nay bao gồm có 2 loại đó là 退職届 và 退職願. Trong đó:

– 退職願 – Taishoku negai: Đây là đơn trình bày ý định nghỉ việc, cần sự đồng ý nghỉ việc từ phía. Bạn có thể dùng trong trường hợp đàm phán tăng lương, thưởng hoặc thăng chức vụ. Nếu sau 2 tuần nộp mà công ty không có phản hồi thì có thể thôi việc.

– 退職届 – Taishoku todoke: Đây là đơn thông báo nghỉ việc dứt khoát, không cần công ty đồng ý, không có ý định đàm phán, không thể hủy thủ tục. Nộp trực tiếp cho cấp trên, có thể nghỉ ngay mà không cần chờ kết quả.

Đối với nhân viên chính thức, nhân viên hợp đồng hoặc nhân viên phái cử xin nghỉ trước thời hạn hợp đồng, cần nộp đơn xin thôi việc theo mẫu như hình dưới.

Cách viết đơn xin nghỉ việc ở Nhật Bản, bấm vào đây để xem

Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ việc tiếng Nhật 

• Tiêu đề: Ở hàng ngoài cùng bên phải, hãy viết “退職願 (Taishoku-negai)” hoặc “退職届 (Taishoku-todoke)”.
• Mở đoạn: Ở dòng dưới cùng của văn bản chính, mở đoạn bằng “私儀 (Watakushigi)” hoặc “私事 (Watakushigoto)” với ý nghĩa “Tôi…” theo cách trang trọng nhất.
• Lý do nghỉ việc: Bạn có thể viết “Vì lý do cá nhân (Isshin-jou no tsugou 一身上の都合)”. Trong trường hợp đó là lý do đến từ công ty, hãy viết “Cắt giảm nhân sự (Bumon-shukushou no tame 部門縮小のため” hoặc “Thể theo nguyện vọng từ mọi người (Taishoku-kanshou ni tomonai 退職勧奨に伴い)”.
• Ngày nghỉ việc: Ở Taishoku-negai “退職願, hãy viết ngày tháng năm mà bạn muốn nghỉ việc. Ở Taishoku-todoke 退職届, viết ngày tháng năm mà bạn đã thỏa thuận với cấp trên. Bạn có thể viết năm theo lịch Dương hoặc theo Niên hiệu của Nhật đều được. Tuy nhiên, nếu công ty có quy định cụ thể về điều này, hãy nhất nhất tuân theo.
• Kết đoạn: Nếu là Taishoku-negai 退職願, hãy viết “Tôi muốn nghỉ việc (Taishoku itashitaku ~ onegai moushiagemasu 退職いたしたく〜お願い申し上げます”. Nếu là Taishoku-todoke 退職届, hãy viết “Tôi sẽ nghỉ việc (Taishoku itashimasu 退職いたします).
• Ngày tháng năm: Viết ngày tháng năm mà bạn sẽ nộp đơn nghỉ.
• Tên và bộ phận: Hãy viết hơi chếch xuống dưới văn bản chính. Viết đầy đủ họ tên và bộ phận hiện công tác. Sau khi viết xong tên, đóng dấu.
• Người nhận: Hãy điền đầy đủ họ tên và chức vụ của người có chức vụ cao nhất phụ trách bạn ở phần chếch về bên trên so với tên của mình. Hãy sử dụng “sama 様” hoặc “dono 殿” để xưng hô.

Bước 2: Quyết định ngày làm việc cuối cùng và sử dụng ngày nghỉ phép có lương – Yukyu

Sau khi xin nộp đơn xin nghỉ việc ở Nhật, bạn hãy thỏa thuận với cấp trên về việc ngày cuối cùng mà bạn sẽ đến công ty. Đồng thời tính và sử dụng hết những ngày nghỉ có lương mà bạn có nha (nghỉ Yukyu).

Xem cách tính ngày nghỉ phép có lương Yukyu tại Nhật tại đây.

Bước 3: Bàn giao công việc, trả và nhận lại các giấy tờ cần thiết

Hãy chủ động bàn giao lại những công việc mà bạn đang đảm nhận cho người mới hoặc người chung bộ phận để việc nghỉ của bạn không làm ảnh hưởng quá nhiều đến mọi người trong đội nhé.

Hãy trả lại những vật liên quan đến công ty như:

– Giấy tờ, các vật dụng đã mượn của công ty và đồng nghiệp;

– Thẻ nhân viên, đồng phục, danh thiếp;

– Thẻ bảo hiểm y tế (健康保険証) do công ty cấp;

– Các thông tin tài khoản được công ty cấp trong quá trình làm việc.

Đồng thời hãy lưu ý lấy các giấy tờ này khi nghỉ việc:

– Sổ tay lương hưu (年金手帳);

– Thẻ chứng nhận tham gia bảo hiểm lao động (雇用保険被保険者証);

– Giấy tổng hợp thu nhập và thuế (源泉徴収票);

– Giấy tiến cử (推薦状): Giấy này không bắt buộc phải xin. Nhưng nếu bạn là nhân viên có năng lực ở công ty cũ, bạn có thể xin thêm giấy này. Nó sẽ là điểm cộng cho hồ sơ xin việc mới của bạn đó;

– Giấy chứng nhận nghỉ việc (退職証明書 hoặc 離職票). Giấy này cần lưu ý như sau:

+ 離職票 – Rishokuhyou: Giấy này phải do Hellowork cấp khi công ty thông báo bạn đã nghỉ việc. Để nhận được giấy này, công ty phải thông báo với Hellowork trong vòng 14 ngày từ khi bạn bắt đầu nghỉ việc.

+ 退職証明書  – Taishoku Shomeisho: Giấy này là công ty cấp nếu người nghỉ việc có nhu cầu. Giấy này có thể thay thế 離職票 khi làm thủ tục xin trợ cấp bảo hiểm thất nghiệp. Theo luật lao động, công ty phải cấp giấy này cho người lao động trong vòng 2 năm từ khi nghỉ việc. Để cho chắc ăn thì hãy lấy luôn giấy này bạn nhé.

Trong trường hợp công ty không kịp chuẩn bị cho bạn, hãy nhờ họ gửi về địa chỉ nhà của bạn qua đường bưu điện. Các giấy tờ trên đều rất quan trọng, bạn nhất định định không được quên đâu đấy.

Bước 4: Đăng ký bảo hiểm y tế khi nghỉ việc

Phòng trường hợp xấu nhất xảy ra đó là khi bạn chưa có việc làm mới nhưng lại bị ốm đau, bệnh tật bất ngờ thì bạn nên đăng ký thủ tục này.

Nếu bạn đã có công việc mới để làm ngay sau khi nghỉ việc tại công ty cũ thì không có thể bỏ qua bước này. Nhưng nếu bạn chưa tìm được việc làm mới hoặc thời gian chuyển việc dài hơn 1 tháng thì bạn có thể đến quận để đăng ký ngay bảo hiểm sức khỏe quốc dân (国民健康保険) nha. Khi đi hãy mang theo giấy chứng nhận đã nghỉ việc (退職証明書 hoặc 離職票).

Xem thêm bài viết liên quan

Chia sẻ kinh nghiệm khám bệnh ở Nhật cho người nước ngoài

3. Thủ tục cần làm khi đã nghỉ việc tại công ty

– Khai báo chuyển việc với Nyukan (入管)

Trong vòng 14 ngày kể từ ngày làm việc tại công ty mới, bạn sẽ đến Cục Xuất Nhập Cảnh để làm thủ tục 契約機関に関する届出 (thông báo liên quan tới cơ quan ký hợp đồng). Kể cả khi đã quá thời hạn 14 ngày thì bạn vẫn phải làm thủ tục này nhé, nếu không bạn sẽ gặp rắc rối trong lần gia hạn visa tới. Chi tiết bằng tiếng Nhật: Xem tại đây.

Giấy tờ chuẩn bị để làm thủ tục 契約機関に関する届出:

– Đơn chuyển việc. Tải mẫu đơn tại đây.
– Photo 2 mặt thẻ ngoại kiều (在留カード).

Cách nộp đơn: có 3 cách là nộp hồ sơ trực tiếp, gửi qua đường bưu điện hoặc đăng ký online.
・Nộp trực tiếp: Đến Văn phòng quản lý xuất nhập cảnh và cư trú ở gần địa phương, hoặc Trung tâm thông tin/ tư vấn một cửa
・Gửi bưu điện: theo địa chỉ
〒１０８－８２５５　東京都港区港南５－５－３０
東京入国管理局在留管理情報部門届出受付担当
・Đăng ký online: tại đây

Lưu ý:
Khi gửi bằng bưu điện, ghi ở ngoài phong bì hãy nhớ ghi dòng chữ 届出書在中

– Xin giấy chứng nhận tư cách lao động

Giấy chứng nhận tư cách lao động (就労資格証明書) là giấy do Cục xuất nhập cảnh cấp, công nhận công ty, công việc mới mà bạn sắp làm phù hợp với tư cách lưu trú mà bạn đã được cấp cho công việc trước đó.

Để có thể làm thủ tục này, bạn sẽ nộp các giấy tờ liên quan tới công việc và công ty mới (như hợp đồng lao động, tài liệu giới thiệu về công ty,…) giống như khi xét xin visa thông thường. Nếu họ đồng ý cấp cho bạn, thì ở lần gia hạn visa tiếp theo, bạn chỉ cần nộp giấy này kèm với hồ sơ xin visa là sẽ không cần lo lắng gì nhiều. giấy chứng công việc, công ty mới bạn sắp làm phù hợp với tư cách lưu trú đã cấp cho công việc cũ của bạn.

Trên đây là tất tần tật những điều cần lưu ý mà những bạn đang có ý định muốn tìm công việc mới ở Nhật có thể tham khảo. Hi vọng thông tin được Chuyển tiền Smiles cung cấp sẽ hữu ích cho bạn.

Xem thêm bài viết liên quan

Thủ tục gia hạn Visa online mà không cần đến Nyukan tại Nhật Bản

Top 6 công việc làm thêm baito giúp du học sinh tại Nhật có thêm thu nhập

Smiles – Mang nụ cười đến muôn nơi với tỷ giá cao mỗi ngày.

Với ứng dụng chuyển tiền dễ dàng, Tỷ giá cao – Phí gửi thấp, tặng Điểm Thưởng chuyển tiền miễn phí, bạn có thể gửi gắm tình cảm của mình qua Smiles cho gia đình mọi lúc, mọi nơi một cách thuận tiện và tiết kiệm.

Hãy tải ngay ứng dụng Smiles để trải nghiệm những điều tuyệt vời nhất!