Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Đổi Hộ Chiếu Việt Nam Tại Canada Mới Nhất 2026

Hộ chiếu (passport) là giấy tờ quan trọng với người Việt đang sinh sống, học tập và làm việc tại nước ngoài. Tuy nhiên, nếu hộ chiếu sắp hết hạn, bị hỏng hoặc chẳng may bị mất tại Canada thì phải làm sao? Bạn không cần bay về Việt Nam để làm lại hộ chiếu. Hiện nay, công dân Việt Nam tại Canada có thể thực hiện thủ tục cấp hoặc đổi hộ chiếu thông qua Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam.

Trong bài viết này, Smiles sẽ hướng dẫn 3 cách đổi hộ chiếu Việt Nam tại Canada. Bạn có thể lựa chọn phương án phù hợp với nơi ở, thời gian và điều kiện của mình.

Lời khuyên từ Smiles: Bạn nên tiến hành thủ tục cấp đổi hộ chiếu ít nhất 6 tháng trước khi hộ chiếu cũ hết hạn.

3 Cách Đổi Hộ Chiếu Việt Nam Tại Canada

Hiện nay, Chính phủ Việt Nam tạo điều kiện rất thuận lợi cho công dân tại nước ngoài. Bạn có thể lựa chọn một trong ba cách sau tùy thuộc vào vị trí địa lý, thời gian và điều kiện của mình.

Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam

Nếu bạn sống gần Ottawa hoặc Vancouver, đây là phương án thuận tiện. Bạn cũng có thể chọn cách này nếu có thời gian đi lại.

Tại Ottawa

Bạn có thể liên hệ Đại sứ quán Việt Nam tại Ottawa để thực hiện thủ tục lãnh sự.

Tại Vancouver

Nếu đang sinh sống ở khu vực phía Tây Canada, bạn có thể liên hệ Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Vancouver.

Ưu điểm

Nộp hồ sơ trực tiếp có một lợi thế lớn. Nhân viên lãnh sự có thể kiểm tra hồ sơ ngay tại chỗ.

Nhờ đó, bạn có thể biết hồ sơ đã đầy đủ hay chưa. Đồng thời, bạn cũng được hướng dẫn nếu cần bổ sung giấy tờ.

Cách 2: Sử dụng dịch vụ hỗ trợ giấy tờ thông qua các Đại lý vé máy bay

Đây là lựa chọn lý tưởng cho “Team bận rộn” hoặc ngại các thủ tục giấy tờ phức tạp. Nhiều đại lý vé máy bay lớn của người Việt tại Canada (đặc biệt là khu vực Toronto như North York hay Mississauga) cung cấp dịch vụ này.

Ưu điểm:

• Dịch vụ tận răng: Họ lo từ khâu khai form, chụp ảnh đúng chuẩn đến khâu gửi đi – nhận về.
• Tiết kiệm thời gian: Bạn không cần nghỉ làm để đi nộp hồ sơ hay ra bưu điện.
• An tâm: Hạn chế tối đa sai sót giấy tờ dẫn đến việc phải làm đi làm lại.

Nhược điểm: Chi phí sẽ cao hơn so với việc bạn tự làm một chút do có thêm phí dịch vụ.

Cách 3: Nộp hồ sơ qua đường bưu điện và nhận Hộ chiếu tại nhà (Chi tiết nhất)

Đây là cách phổ biến nhất vì tính tiện lợi, phù hợp cho những ai ở xa Ottawa/Vancouver và muốn tự làm để tiết kiệm chi phí. Dưới đây là hướng dẫn “cầm tay chỉ việc” cho cách này.

BƯỚC 1: CHUẨN BỊ HỒ SƠ CHUNG (Dùng Canada Post để gửi)

Đừng thấy nhiều mà lo, Smiles đã tổng hợp danh sách kiểm tra (checklist) dưới đây, bạn cứ tích vào từng mục là xong nhé:

1. Tờ khai trực tuyến: (Xem hướng dẫn khai chi tiết ở mục sau). In tờ khai ra và ký tên vào.
2. Ảnh thẻ (Cực quan trọng): 02 tấm cỡ 4x6cm. Lưu ý: Nền trắng, mặt nhìn thẳng, lộ tai, lộ trán và không đeo kính.
3. Hộ chiếu cũ: Gửi bản gốc. (Họ sẽ đục lỗ và trả lại kèm hộ chiếu mới).
4. Giấy tờ cư trú tại Canada: Bản photo ID Card, PR card hoặc Work/Study Permit (không cần công chứng).
5. Lệ phí: ra ngân hàng xin Bank Draft và đính kèm trong hồ sơ.
   • Người thụ hưởng (Pay to): Embassy of Vietnam (nếu gửi về Ottawa) hoặc Consulate General of Vietnam (nếu gửi về Vancouver).
   • Số tiền: Thường dao động $200 – $250 CAD (tùy thời điểm và phí bưu điện trả về). Bạn nên liên hệ Cơ quan lãnh sự để xác nhận con số chính xác.

Bước 2: Gửi hồ sơ qua Canada Post

Tiếp theo, bạn có thể đến Canada Post để mua 2 phong bì Xpresspost. Loại phong bì này có tracking number để theo dõi quá trình gửi.

Phong bì thứ nhất

Đây là phong bì gửi hồ sơ đến Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán.

Bạn cho toàn bộ giấy tờ đã chuẩn bị vào phong bì này.

Phong bì thứ hai

Đây là phong bì dùng để Cơ quan đại diện gửi hộ chiếu mới về cho bạn.

Bạn cần ghi sẵn:

• Họ tên người nhận.
• Địa chỉ.
• Số điện thoại.

Sau đó, gấp phong bì thứ hai và đặt bên trong phong bì gửi hồ sơ.

Nhờ vậy, Cơ quan đại diện có thể sử dụng phong bì này để gửi hộ chiếu mới về địa chỉ của bạn.

BƯỚC 3: HƯỚNG DẪN CỤ THỂ CHO TỪNG TRƯỜNG HỢP HỒ SƠ

Tùy vào tình trạng hộ chiếu của bạn (cấp đổi do hết hạn, cấp lại do mất/hỏng, hay cấp lần đầu), quy trình khai tờ khai và giấy tờ kèm theo sẽ khác nhau đôi chút.

3.1. Trường hợp Cấp đổi Hộ chiếu (Hộ chiếu cũ sắp hoặc đã hết hạn)

Hồ sơ cần:

1. Khai tờ khai trực tuyến:
   • Truy cập tờ khai trực tuyến tại đây ( www.passport.mofa.gov.vn)
   • Khai bằng tiếng Việt, có dấu. Ghi họ tên theo trật tự Việt Nam (Họ, Tên đệm, Tên).
   • Khuyến khích: Khai thêm thông tin bố, mẹ để xác minh nhanh hơn nếu cần.
   • Sau khi khai thành công, in ra, ký tên, dán ảnh.
   • (Nếu không truy cập được web của đại sứ quán, tải Mẫu TK02 dành cho người từ 14 tuổi trở lên, hoặc Mẫu TK02a dành cho người dưới 14 tuổi để khai trên giấy).
2. Hộ chiếu cũ: Bản gốc kèm 1 bản photocopy các trang 2-3 (có ảnh và dấu).
3. Ảnh chân dung: 02 ảnh chuẩn như Bước 1. (Smiles Mẹo: Nếu không tiện ra tiệm ảnh, bạn có thể tự chụp bằng điện thoại rồi gửi file ảnh kèm ảnh trang 2 hộ chiếu cũ vào email visa@vietnamembassy.ca để sử dụng dịch vụ in ảnh của Đại sứ quán).

3.2. Trường hợp Cấp lại Hộ chiếu (Hộ chiếu bị hỏng)

Hồ sơ cần:

1. Tờ khai: Giống mục 3.1.
2. Hộ chiếu gốc bị hỏng: Gửi bản gốc kèm 1 bản photo trang 2-3.
3. Ảnh chân dung: 02 ảnh chuẩn như Bước 1 (hoặc dùng dịch vụ email như trên).
4. Giấy tờ xác minh nhân thân: Bản gốc CMND/CCCD kèm 1 bản photo (nếu ảnh trong hộ chiếu cũ bị hỏng không nhận diện được).
5. Lưu ý: Nếu hộ chiếu hỏng phần ảnh, đương sự có thể cần có mặt tại Cơ quan lãnh sự để đối chiếu vân tay.

3.3. Trường hợp Cấp lại Hộ chiếu (Hộ chiếu bị mất)

Đây là trường hợp khẩn cấp, bạn cần hành động ngay: Trong vòng 48 giờ kể từ khi phát hiện mất, phải trình báo với Đại sứ quán và cơ quan Công an Canada.

Hồ sơ cần:

1. Tờ khai: Giống mục 3.1.
2. Đơn trình báo mất hộ chiếu: Theo mẫu quy định.
3. Giấy xác nhận của Cảnh sát Canada: Về việc bạn đã thông báo mất hộ chiếu.
4. Photo hộ chiếu bị mất: (Nếu có).
5. Giấy tờ xác minh nhân thân Việt Nam: Bản gốc CMND/CCCD, hoặc Giấy xác nhận nhân sự của Cục Quản lý xuất nhập cảnh, hoặc Mẫu CT07 xác nhận cư trú của Công an Phường/Xã tại Việt Nam.
6. Ảnh chân dung: 02 ảnh chuẩn như Bước 1 (hoặc dùng dịch vụ email như trên).

Lưu ý: Hộ chiếu báo mất sẽ bị hủy giá trị sử dụng ngay lập tức, nếu tìm thấy cũng không được dùng lại.

3.4. Trường hợp Cấp Hộ chiếu lần đầu (Dành cho trẻ em mới sinh hoặc người chưa bao giờ có hộ chiếu Việt Nam)

Hồ sơ cần:

1. Tờ khai: Giống mục 3.1.
2. Giấy khai sinh Việt Nam: Bản chính kèm 1 bản photo; hoặc Bản sao có công chứng hợp lệ.
3. Tờ khai Thông tin cá nhân: (Mẫu riêng). Cần nhập thông tin bằng máy tính và gửi file qua Email: visa@vietnamembassy.ca với tiêu đề: “Thông tin cá nhân xin cấp Hộ chiếu lần đầu của ông/bà… (ghi đầy đủ họ tên)”.
   • Với trẻ em mới sinh tại Canada: Cần làm Đăng ký Khai sinh tại Cơ quan lãnh sự trước (trong vòng 60 ngày kể từ khi sinh).
4. Giấy tờ xác minh nhân thân: CMND/CCCD hoặc Giấy xác nhận nhân sự của Cục Quản lý xuất nhập cảnh.
5. Ảnh chân dung: 02 ảnh chuẩn như Bước 1 (hoặc dùng dịch vụ email như trên).

BƯỚC 4: CHỜ ĐỢI VÀ NHẬN HỘ CHIẾU MỚI

Sau khi gửi đi, bạn hãy giữ lại hóa đơn bưu điện có số tracking. Khoảng 10-15 ngày làm việc, hộ chiếu mới sẽ “ting ting” xuất hiện trước cửa nhà bạn.

Lưu ý nhỏ: Nếu hộ chiếu đã hết hạn quá lâu (trên 1 năm), hồ sơ có thể cần xác minh kỹ hơn, vì vậy hãy làm càng sớm càng tốt nhé.

Tổng kết

Việc đổi hộ chiếu tại Canada hoàn toàn nằm trong tầm tay bạn. Tùy thuộc vào việc bạn ở gần Ottawa hay Vancouver, hay ở Toronto, bạn có thể tự nộp hồ sơ qua đường bưu điện (Cách 3) hoặc nhờ các dịch vụ uy tín (Cách 2).

Bà con ở khu vực Toronto (Ontario) thì nên gửi về Ottawa cho gần, còn ai ở phía Tây thì gửi về Vancouver nha.

Smiles Mobile Remittance hy vọng bài viết này đã mang lại thông tin hữu ích cho bạn. Đừng quên, bên cạnh việc hỗ trợ giấy tờ, Smiles luôn đồng hành cùng cộng đồng người Việt tại Canada với dịch vụ chuyển tiền về Việt Nam NHANH NHẤT – AN TOÀN NHẤT – với TỶ GIÁ TỐT NHẤT.

Tham khảo thông tin tại: https://vietnamembassy.ca/vi/thu-tuc-lanh-su/thu-tuc-xin-cap-sua-doi-bo-sung-ho-chieu-viet-nam/

VỀ SMILES MOBILE REMITTANCE

Ứng dụng chuyển tiền Smiles được người Việt tại Nhật Bản tin dùng, chính thức ra mắt tại thị trường Canada vào năm 2023, với sứ mệnh mang đến dịch vụ nhanh chóng, tiện lợi hơn cho cộng đồng lao động nước ngoài, đặc biệt là người Việt sinh sống tại Canada.

Smiles cam kết Tỷ giá cao nhất – Phí gửi tốt nhất, giao dịch nhanh chóng cùng với giao diện thân thiện hỗ trợ song ngữ Anh – Việt và đội ngũ CSKH 24/7. Ứng dụng cho phép người dùng gửi tiền đến Việt Nam và các quốc gia khác với lựa chọn nhận qua tài khoản ngân hàng, nhận tiền mặt tại điểm giao dịch.

Hãy tải ngay ứng dụng Smiles để Cập nhật tỷ giá tốt nhất và cuộc sống người Việt tại Canada:

Smiles Mobile Remittance (CA): https://www.smileswallet.com/canada/vi

Facebook: https://www.facebook.com/smiles.cavn

Instagram: https://www.instagram.com/smiles.cavn